Рекрутеры ежедневно сталкиваются с большим объемом всевозможных данных, касающихся подбора персонала. Какие программы подходят для систематизации и хранения документов? И как правильно работать с информацией? Об этом порталу Rabota. ru рассказали эксперты рынка труда.

Кейс 1. Michael Page International

Хишам Нуху, менеджер по маркетингу, коммуникациям & web: «Все рекрутинговые агентства используют свои базы данных, различающиеся по форматам. Можно выделить стандартные базы данных, представляющие собой типовой продукт, который при установке в конкретной организации может использоваться ею как корпоративный.

Также есть базы данных, разработанные под конкретные потребности того или иного агентства и являющиеся их интеллектуальной собственностью. В основном такие базы внедряют международные компании с большим количеством офисов по всему миру. Это позволяет им оперативно и централизовано вносить изменения в систему.

Michael Page International относится ко второму виду агентств, работающих со своей базой данных. Она позволяет компании незамедлительно сохранять и обновлять резюме, рекомендательные письма, описания вакансий, характеристики кандидатов и информацию о клиентах. Дублирование информации, например, о кандидате или заполнение его формы одновременно двумя консультантами Michael Page невозможно. Это и является главным преимуществом нашей программы».

Кейс 2. Experium (разработка программного обеспечения для рекрутмента)

Владимир Рора, директор компании Experium: «На российском рынке рекрутмента специалисты по подбору персонала используют различные инструменты в своей работе. Зачастую рекрутеры используют Access, Excel или Word и даже бумажные носители, что, конечно, затрудняет быстрый поиск нужной информации, хранение базы данных, исключение "двойников" резюме, составление отчетов и т. д.

Некоторые компании используют собственные решения, которые, как правило, разработаны и внедрены головными офисами за рубежом. Подобные разработки решают проблему хранения, систематизации и рационального использования информации, но зачастую не очень удобны и не адаптированы для ведения подбора персонала в России.

Ряд существующих на рынке программных продуктов был создан для продавцов или бухгалтеров и оптимизирован для подбора персонала. То есть бизнес-логика этих программ совершенно не подходит для работы специалиста по подбору персонала.

Опыт работы в рекрутменте позволяет мне говорить о том, что успешная работа HR-специалиста в наше время возможна только с помощью профессиональных программ автоматизации процесса подбора персонала. К сожалению, функцию качественного хранения и систематизации информации (основная функция профессиональной базы данных) не выполняет ни одно из известных нам решений на рынке. Однако эти решения частично автоматизируют некоторые рутинные операции рекрутера: например, импорт резюме или размещение вакансий на работном сайте и так далее.

При выборе решения для автоматизации рекрутмента важно, чтобы решение отвечало самым высоким требованиям, предъявляемым к профессиональным базам данных и автоматизировало все рутинные операции специалиста по подбору персонала. И, конечно же, важным аспектом при выборе программного решения остается финансовая доступность — стоимость внедрения, обучения и качество технического сопровождения».

Кейс 3. Coleman Services

Дмитрий Росоха, специалист по работе с клиентами Coleman Services: «В наше время существует масса средств систематизации и хранения информации. Среди них есть и специализированные программы (ERP-системы), а также хорошо всем знакомый пакет программ MS Office. Среди ERP-систем можно выделить такие, как E-Staff, Staff base, Jiro и ряд других, выбор которых зависит от специфики работы и пожеланий каждой компании.

Эти программы хороши тем, что изначально представляют собой каркас для базы данных, который при необходимости можно настроить, а также открыть online-доступ для сотрудников как с рабочего места, так и удаленно.Однако у таких систем есть и недостатки, большинство из которых возникает на момент их внедрения. К таким недостаткам можно отнести сложность и срок, необходимый для внедрения и последующей оптимизации системы, а также совместимость с предыдущей базой данных или перенесение информации из оной. Проблемой может являться стоимость системы (что играет роль скорее для небольших компаний).

В связи с вышеописанными факторами некоторые компании отказываются от внедрения ERP-систем и строят свою базу данных из документов MS Office, используя сеть папок и удаленный доступ. Такой подход также имеет свои недостатки, среди которых: необходимость создания большого количества документов, сложности в обновлении и редактировании существующей информации, проблемы при одновременном использовании документов несколькими сотрудниками, а также сложности настройки использования данной базы вне офиса.

В заключение хотелось бы отметить, что подходы к хранению и группировке информации в различных компаниях могут сильно варьироваться. Однако, вне зависимости от данного подхода, важным фактором по-прежнему является человеческий, то есть насколько добросовестно и ответственно сотрудники компании относятся к заполнению и использованию таких баз данных».

Материал подготовила Тамара Рукосуева