«Когда Бог создавал время, то создал его достаточно», — гласит старая ирландская пословица. Однако многие могут поспорить с ее истинностью — времени постоянно не хватает. Чтобы все успевать на работе, приходится жертвовать драгоценными свободными часами или еще более драгоценным сном. Чтобы этого избежать, нужно научиться управлять собственным временем.

Секрет личной эффективности

Авралы и цейтноты на работе случаются у всех — квартальные или годовые отчеты, срочный заказ или еще какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. В такие периоды бывает, что сотрудники не просто задерживаются на рабочем месте — они там иногда ночуют. Но вот проект сдан, отчет написан, заказ выполнен, и время вновь начинает течь спокойно и размеренно. Картина знакомая, но не всем. Некоторые живут в режиме постоянного аврала и сумасшедшей гонки.

«Весь день работал, но ничего не успел», «На себя времени не остается — не помню, когда в последний раз был где-то, кроме работы», «У меня никогда нет времени»... Знакомые слова? Но сказать «нет времени» значит сказать неправду. Время есть у всех. У каждого сутки состоят из 24 часов — не больше и не меньше. Все дело в том, что кто-то умеет правильно распределять это время, а кто-то — нет. Много работать и много успевать — далеко не одно и то же.

К сожалению, планирование собственного дня и ведение ежедневника в сознании большинства людей до сих пор остаются никому не нужной игрой в организованность. А зря. Психологи и бизнес-тренеры в один голос утверждают, что десять-пятнадцать минут, потраченные на составление плана рабочего дня, помогут впоследствии сэкономить до нескольких часов.

Безусловно, планировать тоже нужно с умом. А для этого нужно иметь представление о тайм-менеджменте — умении эффективно распределять свое время для достижения целей.

«Тайм-менеджмент — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы, чтобы осталось больше времени на общение и прочие "житейские" радости», — дает определение консультант по поиску и подбору персонала холдинга «Империя Кадров» Оксана Постнова.

«Главная задача тайм-менеджмента, на мой взгляд, — научиться тратить время на достижение целей не только в работе, но и в жизни; быть продуктивным. Инструменты тайм-менеджмента помогают не только спланировать свое время, но и понять, чего в жизни хочется именно Вам, сфокусироваться на главном», — говорит Елена Романова, старший консультант департамента «Подбор персонала для банков и инвестиционных компаний» агентства «Контакт».

Психологи различают простой и системный тайм-менеджмент. В основе системного тайм-менеджмента должны лежать глобальные цели, которые (если не бояться патетических формулировок) можно определить как смысл жизни. А простой тайм-менеджмент помогает постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Основные принципы тайм-менеджмента

Таких принципов четыре: умение работать с целями, распределение приоритетов, знание инструментов планирования, наработка привычек.

Начать следует с целеполагания. Прежде всего ответим на вопрос: чем обладает цель? Она должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью. Например, научиться работать в Photoshop — это еще не цель, а только желание. А пройти курсы Photoshop в мае 2011 года — цель.

Умение расставить приоритеты — едва ли не самая важная часть тайм-менеджмента. Если каждому делу придавать статус неотложного и наиважнейшего, ни за что не получится эффективно распланировать свое время. А вот стать заложником стресса или синдрома хронической усталости — запросто.

Ассортимент инструментов планирования чрезвычайно широк, необходимо выбрать наиболее удобный. Нравится работать с ежедневником или лучше оставлять себе напоминания в мобильном телефоне или в компьютере? Выбор за вами. Но записывать свои цели нужно обязательно: психологи утверждают, что неоформленный план планом являться ни в коем случае не может. При этом лучше выбрать один инструмент планирования, иначе есть риск запутаться среди многочисленных записей.

«Для планирования можно использовать календарь, в который следует вносить все встречи и совещания, все то, что должно произойти в определенный момент. Для остальных задач эффективно использовать список дел, который должен быть всегда у вас перед глазами. Регулярно работайте с этим списком, пополняя его новыми задачами в течения дня, и расставляйте приоритетность той или иной задачи. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это необходимо делать для ощущения удовлетворенности своей работой», — говорит Елена Романова.

Что касается привычек, то они являются скорее следствием того, что вы освоили искусство тайм-менеджмента. Это будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все свои дела в срок и повысить личную эффективность.

Секретом планирования рабочего дня поделилась Оксана Постнова: «В режиме многозадачности и вечного цейтнота все чаще возникает вопрос, как надо работать, чтобы все успевать? В качестве примера предлагаю четыре основных этапа при планировании рабочего дня:

1. Постановка целей. Определение и формирование целей.

2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.

3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.

4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Выбор способа планирования рабочего времени и контроля результатов — это всегда процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности. Например, можно воспользоваться так называемым "Принципом Парето": 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. Поэтому следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них».

Слоны и лягушки

Это вовсе не представители фауны, а фигуры речи тайм-менеджера. «Лягушкой» называется дело, которое не хочется выполнять ни под каким предлогом, — такие неприятные ощущения оно вызывает. Это может быть и поход в банк, где придется стоять в очереди, или разговор с начальством о том, что проект не может быть сдан в срок, и даже визит к дантисту. Ко всему прочему, они отнимают много сил (душевных, а иной раз и физических), поэтому очень хочется отложить их в долгий ящик. Неудивительно, что часто «лягушки» имеют свойство накапливаться.

Что же делать с подобными задачами? Психологи рекомендуют простое решение — каждое утро расправляться с одним неприятным делом, или, как говорят тайм-менеджеры, «съедать лягушку». Нужно составить список задач и каждый день начинать с одной из них. И постепенно количество «лягушек» в списке сойдет на нет. Кроме того, вы станете более уверенным в себе — если с «лягушкой» справились, то и все остальное окажется по плечу.

Что касается слонов, то на языке тайм-менеджмента это какой-то объемный и сложный проект, к которому сложно подступиться, потому что специалист даже не знает, с чего начать. Естественно, одним махом со «слоном» расправиться невозможно. Поэтому лучше мысленно разделить большое дело на мелкие части.

Рассуждая о тайм-менеджменте, стоит помнить, что время — это единственный ресурс, который нельзя восполнить, купить или приумножить. Его можно только расходовать и «конвертировать» — в деньги, в карьеру, в общение или во что-то другое. И чтобы делать это максимально эффективно, необходимо владеть навыками тайм-менеджмента.

Ксения Герасимова