Если работник выезжает в загранкомандировку намного раньше положенного срока или задерживается там по своим делам, оплаченный ему проезд чиновники рассматривают как доход физлица. При этом перед поездкой турфирма выдает работнику аванс – в рублях или в иностранной валюте.
Срок отчета по расходам В течение трех рабочих дней со дня выхода на работу командированный специалист обязан представить в бухгалтерию турфирмы авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу. Такое требование содержится в пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного приказом ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Расходы на покупку инвалюты Если командированному за рубеж работнику фирма выдала денежные средства в рублях, а работник самостоятельно приобрел валюту, конвертация валютных средств рассматривается как операция, совершенная работником (письма Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1-193). При этом работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества инвалюты. Из этого следует, что при наличии у командированного лица справки о покупке иностранной валюты расходы организации на командировку следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, который определяется на основании такой справки.
В случае отсутствия документов, подтверждающих приобретение валюты, компенсация определяется на основании документов, подтверждающих расходы в валюте платежей (письмо Минфина России от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324). При этом пересчет валюты в рубли производится на дату утверждения авансового отчета. Поскольку расчеты с подотчетным лицом производятся в рублях, учет расчетов осуществляется только в валюте РФ. Поэтому нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27 ноября 2003 г. № 154н, в этом случае не применяются.
Бухучет расходов Если турфирма выдала командированному за рубеж работнику денежные средства в валюте, пересчет выдаваемой валюты в рубли следует произвести по курсу ЦБ РФ на дату выдачи валюты (п. 5 и 6 ПБУ 3/2006). В силу пункта 7 ПБУ 3/2006 дальнейший пересчет задолженности подотчетного лица по средствам в валюте, полученным им для оплаты командировочных расходов, производить не следует.
Командировочные расходы в иностранной валюте включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действовавшему на дату выдачи валюты под отчет для оплаты этих расходов. Это вытекает из пункта 9 ПБУ 3/2006. Иными словами, в такой ситуации курсовых разниц в бухгалтерском учете не возникнет.
Для целей налогового учета авансы в валюте также не переоцениваются (п. 11 ст. 250, подп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
В том случае, когда валюта, полученная командированным сотрудником, будет использована им не полностью, остаток неиспользованного аванса сотрудник обязан вернуть в кассу турфирмы.
Если с момента выдачи валюты до даты утверждения авансового отчета и возврата остатка курс изменился, то при повышении курса валюты возникнет положительная курсовая разница, а при понижении – отрицательная. Ведь на дату возврата валютных денежных средств организация обязана произвести их пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату возврата.
Возникающие в бухгалтерском учете курсовые разницы в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2006 включаются в состав прочих доходов или расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).
В налоговом учете курсовые разницы подлежат включению в состав внереализационных доходов или расходов. Об этом сказано в пункте 11 статьи 250 и подпункте 5 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ.
Пример. Положением о командировках турфирмы предусмотрено, что при служебных поездках суточные выплачиваются в размере 2500 руб. за каждый день командировки в иностранном государстве и 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ. Работник был направлен в командировку в Латвию с 14 по 19 мая 2012 года. Командировка связана с заключением договора на реализацию услуг по проживанию на территории этой страны.
Для оплаты командировочных расходов работнику перед поездкой выдали под отчет 50 000 руб. Работник приобрел в банке на территории Латвии латвийские латы по курсу 55,8 руб/лат.
Согласно подтверждающим документам, приложенным к авансовому отчету, расходы по поездке составили 650 латвийских лат (банковская комиссия за покупку валюты, стоимость проезда и проживания). Сумма суточных равна 13 200 руб. В учете бухгалтер делает следующие записи.
На 11 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 50 000 руб. – выданы командированному работнику под отчет денежные средства в рублях.
На 21 мая:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 49 470 руб. (650 лат х 55,8 руб/лат + 13 200 руб.) – отражена сумма расходов на командировку;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 530 руб. (50 000 – 49 470) – возвращена работником неизрасходованная сумма. Важно запомнить За аванс, полученный на загранкомандировку, работник должен отчитаться в течение трех дней после выхода на работу. В случае если не все средства во время поездки использованы, остаток нужно вернуть в кассу турфирмы.
|