Если работник воспользовался в командировке такси, расходы на такой проезд чиновники позволяют учесть в целях налогообложения. Однако здесь нужно учесть некоторые нюансы.

Основания для оплаты проезда

Как установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы, в частности расходы по проезду.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. И оно не запрещает использовать в служебных командировках такси (п. 24).

Расходы можно признать в налоговом учете

Расходы на оплату услуг легкового такси, которым работник воспользовался в командировке, могут учитываться в целях налогообложения. Это позволяет сделать подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, в соответствии с которым к тратам, учитываемым в целях налого­обложения прибыли, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Но учтите: включить расходы на такси в налоговую базу возможно при условии, если они обоснованны и документально подтверждены.

По мнению Минфина России, обоснованность расходов должна оцениваться с учетом того, намерен налогоплательщик получить экономический эффект или нет (письмо от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720).

При этом налогоплательщик вправе самостоятельно оценивать эффективность и целесообразность понесенных затрат (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П).

А вот чтобы подтвердить расходы на использование такси в служебных поездках документально, Минфин России рекомендует использовать такие первичные документы, как заказ-наряд и квитанцию на оплату пользования легковыми такси. Об этом – в письмах от 4 ок­тября 2011 г. № 03-03-06/1/621, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339.

Обязательные реквизиты этих документов установлены в приложениях 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. В частности, заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа должен содержать:

– наименование документа и дату его составления;

– наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтователя (для физлица – фамилия, инициалы, паспортные данные, адрес и номер телефона);

– наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтовщика;

– марку транспортного средства и его госномер;

– фамилию и инициалы водителя;

– адрес пункта подачи транспортного средства, а также дату и время по­дачи;

– наименования конечного и промежуточных пунктов маршрута, в которых предполагается остановка;

– стоимость пользования транспортным средством;

– должность, фамилию, инициалы и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов за пользование транспортным средством;

– время прибытия транспортного средства в пункт подачи, а также время его убытия после завершения перевозки;

– количество перевезенных пассажиров;

– должность, фамилию, инициалы и подпись фрахтователя или уполномоченного им лица, удостоверяющего выполнение заказа-наряда.

А квитанция на оплату пользования легковым такси должна включать в себя следующие реквизиты:

– наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

– наименование фрахтовщика, его адрес, номер телефона, ИНН;

– дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

– стоимость пользования легковым такси;

– фамилию, имя, отчество и подпись ли­­ца, уполномоченного на проведение расчетов.

Когда с оплаты за такси НДФЛ не удерживается

Суммы оплаты командированному работнику произведенных им расходов носят компенсационный характер, поэтому они не облагаются налогом на доходы физлиц. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа не включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

При этом ни трудовым, ни налоговым законодательством (ст. 217 Налогового кодекса РФ) не предусмотрено ограничений в отношении видов транспорта, которые работник может использовать для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому возмещение расходов на такси можно считать компенсационной выплатой.

Такое мнение финансисты высказали в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549.

Начисление страховых взносов

К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»).

Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).

Важно запомнить

Расходы на проезд на такси должны быть документально подтверждены.